En lyckad Onboarding är nyckeln till framgång
Du håller kanske med mig om att ett nytt jobb innebär ungefär lika mycket nervositet som förväntan? Så är det troligen för din nya medarbetare också. Och de första veckorna är helt avgörande för om hen ska trivas på jobbet eller inte. Visste du att en fjärdedel av alla nyanställda säger upp sig inom 45 dagar?
Som ny på jobbet vill du känna dig välkommen och snabbt få koll på vad som förväntas av dig. Därför är en bra Onboarding (eller ombordstigning som det också kallas) nyckeln till att en nyanställd vill stanna kvar.
En bra Onboarding är a och o för att en medarbetare snabbt ska komma in i arbetet.
Lise-Lei Hugosson har arbetat som HR-konsult i över 25 år och har stenkoll på Onboarding. Här delar hon med sig av knepen för att lyckas.
– Jag trodde som ung att det inte var någon större skillnad på var du jobbar eller vilken arbetsgivare du får anställning hos. Men så fel jag hade. Åren har gett mig erfarenhet att se de positiva effekterna när företaget sätter upp mål – eller inte gör det.
Ta del av alla Lise-Leis tips i kursen Onboarding för nyanställda
Vad är Onboarding?
Onboarding = introduktion av nyanställda. Allt från att fylla i dokument och beställa utrustning som dator och mobil, till att sätta sig in i företagets värderingar – och att lära känna nya kollegor såklart.
Målet är helt enkelt att den som är ny ska känna sig välkommen och få bästa förutsättningarna att komma in i sin nya roll.
En lyckad Onboarding har tre huvudområden:
- Företaget
- System
- Medarbetare
Precis allt som ryms i Onboardingen kan delas in i de här tre kategorierna.
En Onboarding delas in i tre huvudkategorier: Företaget, System och Medarbetare.
Onboardningen startar när kontraktet skrivs
För dig som chef börjar Onboardingen i samma sekund som anställningsavtalet skrivs på. Du är den som ser till att nya medarbetare kommer till en väl förberedd arbetsplats där all utrustning finns.
Fem steg för Onboarding
En Onboarding kan delas in i fem steg:
- Före första arbetsdagen
- Första arbetsdagen
- Första arbetsveckan
- Efter första arbetsveckan
- Efter 4-8 veckor.
Före första arbetsdagen
Första arbetsdagen är alltid pirrig. Därför ska du se till att din nya medarbetare har fått en del information redan innan hen börjar sin anställning.
- Signera anställningsavtal – se till att alla avtal och papper är påskrivna
- Håll kontakten – Om personen inte börjar sin anställning direkt, se till att hålla kontakten med jämna mellanrum. Det bygger upp en relation mellan er och visar att du ser fram emot att hen ska börja.
Tips – ska ni ha några gemensamma aktiviteter på företaget innan den nyanställda hinner börja? Bjud in hen också! Då får personen en chans att träffa sina nya kollegor.
- Skaffa nycklar och lösenord – se till att skaffa alla nödvändiga behörigheter i god tid så att det är fixat och klart tills den nyanställda börjar.
- Engagera kollegorna – Självklart ska du berätta för övriga anställda att de ska få en ny kollega. Är det något som de behöver fixa eller veta innan den nya kollegan börjar?
- Förbered arbetsplatsen – Skrivbord, stol, dator, licenser. Se till att arbetsplatsen är iordningställd och att allt finns på plats redan innan medarbetaren börjar.
- Informera alla medarbetare – Hur ser första arbetsdagen ut? Äter ni lunch ute eller är det matlåda som gäller? Hur är arbetslagen indelade? Vad kan den nyanställda förvänta sig ska hända de första dagarna?Överös inte personen med information, men berätta kortfattat om planen för den första tiden.
- Utse en mentor – Utse dig själv eller någon kollega till mentor. Det är en trygghet för den nyanställda att veta vem hen ska vända sig till när det uppstår frågetecken. Och det underlättar för personen att komma in i gemenskapen.
Se till att arbetsplatsen är iordningställd redan innan din nya kollega börjar.
Första arbetsdagen
Ombordstigningen ska sätta igång redan första dagen på det nya jobbet. Det är viktigt att inte dränka den nyanställde med information, men hen ska bli presenterad för sina nya kollegor, få veta viktig information om företaget och rutiner som är bra att ha koll på.
- Presentera närmsta kollegorna – Introducera din nya medarbetare för kollegorna. Gå runt och kika på lokalerna och visa arbetsplatsen, toaletter och kök.
- Presentera andra avdelningar – Har företaget flera arbetslag och avdelningar? Ge din nya medarbetare en översikt över olika team, ansvarsområden och roller.
- Ge nycklar och larmkoder – Ge den nyanställda eventuella nycklar, nyckelbrickor, larmkoder och passerkort.
- Berätta om företaget – Gå igenom företagets vision, organisation och värdegrund.
Första veckan
En Onboarding tar längre tid än ett par dagar. Låt den första veckan handla om att medarbetaren ska känna sig hemma och få träffa sina nya arbetskamrater.
- Onboarda arbetslaget – låt de närmsta kollegorna berätta om hur de jobbar, vilka ansvarsområden de har och hur de kommer att arbeta tillsammans med den nyanställde.
- Visa all teknologi – Introducera de program och system som medarbetaren måste ha koll på.
- Gå igenom första arbetsuppgiften – Gå igenom det första projektet eller uppgiften som medarbetaren ska göra.
- Gå igenom förväntningar – Gå igenom vad som förväntas av medarbetaren? Vilka uppgifter ska hen utföra? Gå igenom arbetsbeskrivning och arbetssätt.
Låt de närmsta kollegorna berätta om hur de jobbar, vilka ansvarsområden de har och hur de kommer att arbeta tillsammans med den nyanställde.
Efter första arbetsveckan
Medarbetaren börjar förhoppningsvis känna sig lite varm i kläderna. Nu är en bra tidpunkt för att ta reda på hur hen har upplevt sin första arbetsvecka.
- Ta reda på första intrycket – Be medarbetaren att berätta om hur hen upplevt sin första tid på företaget. Vad var bra? Vad var mindre bra? Är det någon information de saknar?
- Gå igenom målen – Kom överens om vilka mål medarbetaren ska nå första månaderna, och hur hen går i mål med sina uppgifter.
Efter 4-8 veckor
Regelbunden återkoppling är superviktig. Det är nu den nyanställda börjar bestämma sig för om hen trivs på arbetsplatsen eller vill söka sig vidare.
- Ta reda på andra intrycket – Be om återkoppling från medarbetaren. Har hen stött på några hinder? Hur funkar arbetsuppgifter och hur trivs hen med sina nya kollegor?
- Boka in återkoppling – Kommunikation är nyckeln till framgång. Boka in regelbundna möten där du och medarbetaren stämmer av hur allt flyter på.
Regelbunden återkoppling gynnar både dig och den nyanställda.
Kom igång med Onboarding – fyra snabba tips
Vill du komma igång med företagets Onboardning-process? Lise-Lei ger dig fyra tips på hur du kan börja redan idag.
– Det behöver inte vara svårt att jobba fram en bra Onboarding. Starta enkelt och bygg på allt eftersom.
- Formulera företagets varför. Vilka utmaningar har ni och varför behöver du ta fram en Onboardingprocess?
- Engagera medarbetarna. Skapa tidigt en arbetsgrupp för att få fler att engagera sig i Onboardingen.
- Kommunicera i företaget och till övriga kollegor att du ska jobba fram en Onboarding.
- Samla in och sammanställ dokument som redan finns på företaget. Till exempel rekryteringsprocess, introduktionsplan, medarbetarpolicy och annat som kan relatera till de tre huvudområdena (Företag, Arbetssätt, Medarbetare).
Ta del av alla Lise-Leis tips i kursen Onboarding för nyanställda
