Med hybridarbete som det nya normala på många arbetsplatser, blir också hybridmöten allt vanligare. Vare sig du ska möta kollegor eller externa samarbetspartners kan hybridmötet bli en svettig historia om du inte tänkt till innan.
Med fel förutsättningar kommer mötet upplevas som ostrukturerat, orättvist och obekvämt. Men genom att skapa rätt förutsättningar kommer ditt möte flyta på galant.
Lyckas med hybridmötet
1. Varför hybridmöte?
För det första, måste du verkligen ha ett hybridmöte?
Vad är mötets syfte och vad vill du uppnå? Att genomföra ett riktigt bra hybridmöte kan vara svårt och det finns tillfällen då det helt enkelt är bättre att genomföra mötet helt digitalt eller helt fysiskt.
Välj dina hybridmöten med omsorg.
2. Inkludera alla
En av de största utmaningarna med ett hybridmöte är att få alla deltagare att känna sig lika delaktiga. Med enkla medel kan alla delta i mötet på lika villkor.
På det sociala planet har deltagarna i konferensrummet redan en fördel genom att de hunnit småprata lite medan de tagit plats. Svajande internetuppkoppling är en annan detalj som kan distansera en digital deltagare ytterligare.
Utgå därför från det digitala:
- Släpp in onlinedeltagarna i god tid före mötet så att även de hinner snacka lite innan. Dessutom hinner de fixa till eventuell strulande teknik.
- Skippa fysiska dokument och post-itlappar. Använd istället digitala verktyg för interaktion och dokumentation. Använd en virtuell whiteboard (finns bl. a i Zoom) hellre än en fysisk tavla.
- Och glöm inte att växla mellan att titta in i webbkameran och att titta på de som är närvarande i rummet.
3. Utnyttja tekniken
Utnyttja gärna de tekniska möjligheter som numer finns. Men! Teknik som strular kan sänka vilket möte som helst, så testa innan.
- Försäkra dig om att alla deltagare ser och hör varandra samt eventuella presentationer/anteckningar.
- Använd de smarta lösningar för hybridmöten som finns via exempelvis Zoom (Läs mer om Smart gallery view). Med rätt utrustning kan varje fysisk deltagare synas och höras tydligt även för de som befinner sig online.
- Dessutom kan du med fördel visa de digitala deltagarna på en större tv-skärm så att de syns och hörs ordentligt i konferensrummet.
- Testa innan så du vet att ljud, bild och uppkoppling verkligen fungerar.
- Se till att även mötesdeltagarna är trygga med de tekniska förutsättningarna.
4. Förberedelser
Ett hybridmöte kräver mer planering än ett möte som är enbart fysiskt eller enbart digitalt eftersom två mötestekniker ska förenas.
- Förbered alla inställningarna i mötesprogrammet
- Återigen – dubbelkolla ljud, bild och uppkoppling.
- Ha en tydlig plan för hur mötesdeltagarna ska interagera med varandra.
- Förbered tydliga mötesregler för att till exempel begära ordet.
Se också till att ha en plan B om något strular.
5. Leda mötet
Som mötesledare behöver du hålla koll på tiden, våga avbryta och kunna växla fokus så att alla blir får komma till tals och kan bidra.
Det är med andra ord en utmaning att hantera deltagare i samma rum och på distans. Ännu mer att hålla reda på blir det om du själv ska vara aktiv i mötet, dokumentera och se till att kaffet blir klart i tid.
Överväg om möjligt att ha två mötesledare – en i det fysiska rummet och en som ansvarar för det digitala.
Med modern teknik och noggranna förberedelser som skapar delaktighet, engagemang och struktur kommer du att lyckas med dina hybridmöten.
