Kompetensbrist märks sällan direkt.
Ofta först när något skaver. När en ny affär kräver kompetens ni inte riktigt har. När en roll ska tillsättas och kravlistan bygger mer på magkänsla än på fakta. Eller när ni inser att ni köper in tjänster som redan finns i teamet, men aldrig har synliggjorts.
I de här lägena blir en sak tydlig: ni behöver tänka roller, inte medarbetare.
Det räcker inte att veta vilka som jobbar hos er.
Ni behöver veta vilken kompetens ni faktiskt har – och vilken som behöver byggas framåt.
Kompetenskartläggning handlar om just det.
Att skapa överblick över nuläget, kunna planera utveckling och fatta bättre beslut om rekrytering, lärande och prioriteringar.
Här delar Cecilia Björkegren, som arbetar med kompetenskartläggning i organisationer och leder Moderskeppets kurs i ämnet, med sig av sina erfarenheter.
Du får tre steg för att kartlägga kompetens som ger effekt, plus konkreta frågor som gör det lätt att komma igång genom självskattning.
Steg 1: Kartlägg kompetenserna ni har idag
Börja med nuläget.
Inte bara “vad står i CV:t”, utan vad som faktiskt finns i organisationen.
Cecilia lyfter tre kompetenslager som behöver komma fram:
- Formell kompetens: utbildningar, kurser, certifieringar.
- Erfarenhetsbaserad kompetens: vad personen har lärt sig genom arbetsliv, projekt och ansvar.
- Beteenden/förmågor: till exempel problemlösning, samarbete, strategiskt tänkande.
Det är här dolda talanger ofta dyker upp. Det som du kan men inte haft chansen att få visa att du kan.
– När ni ställer rätt frågor får ni syn på sådant som annars aldrig hamnar i ett kompetensdokument, som kollegan som redan är en vass fotograf medan ni köper in bildmaterial externt, menar Cecilia.
Metoder som ofta används i kartläggningen är självskattning, enkäter och observation, beroende på vad ni vill fånga.
Självskattning är ofta det enklaste sättet att börja. Det kräver lite förberedelse och ger snabbt en första överblick.
Frågor som hjälper er att komma igång med självskattning
Självskattningen avgör kvaliteten i hela kartläggningen. Den behöver fånga mer än “vad har du gjort”.
Det är lätt att fastna i meriter, när den stora vinsten ligger i reflektion.
Här är frågor som bygger en helhetsbild:
Formell kompetens
- Vilka utbildningar, kurser och certifieringar har du?
- Vilken kunskap använder du regelbundet i jobbet?
- Vilken kunskap har du som sällan kommer till användning?
Erfarenhetsbaserad kompetens
- Vilka projekt har utvecklat dig mest?
- Vilka uppgifter känner du dig tryggast i?
- Vilket ansvar har du haft som inte syns i din rollbeskrivning?
Beteenden och förmågor
- Hur tar du dig an problem när du kör fast?
- Hur bidrar du i samarbete med andra?
- När presterar du som bäst, och varför?
Dolda talanger och riktning
- Vad gör du idag som du gärna vill göra mer av?
- Vad ger dig energi i jobbet?
- Vad vill du utveckla det kommande året?
Det här leder ofta till en aha-upplevelse, både för chef och medarbetare.
– Det är vanligt att höra efteråt: jag hade ingen aning om att jag hade den här kompetensen. Eller att någon annan i teamet ville jobba med något helt annat, berättar Cecilia.
Steg 2: Workshop om kritiska kompetenser
Ett av de vanligaste misstagen Cecilia ser är att kompetenskartläggning görs utan tydlig riktning
– Man tror att man gör den för att se vad medarbetarna kan, eller inför en rekrytering. Men man missar helheten, menar hon.
Därför behöver nästa steg vara gemensamt.
Samla ledning och nyckelpersoner i en workshop och fokusera på en konkret fråga: Vilka kompetenser är kritiska för att vi ska nå våra mål om 1, 3 och 5 år?
Här kopplas kompetens till strategi, marknad och framtida erbjudande. Enligt Cecilia är det inte de färdiga svaren som är viktigast, utan samtalet i sig som skapar klarhet.
Och det är här rådet “tänk roller, inte medarbetare” blir avgörande.
Roller förändras. Uppdrag förändras. Vissa roller finns inte ens ännu. När ni pratar kompetens på rollnivå i stället för personnivå blir det lättare att se vad som behöver stärkas, utvecklas eller skapas.
Steg 3: Identifiera kompetensgapet
När nuläge och framtida behov är synliga blir gapet tydligt.
Vad har ni redan?
Vad saknas?
Och var är organisationen sårbar?
Det är lätt att tro att ni redan har koll – tills ni sätter ord på det.
En kompetensmatris eller kompetensprofil per roll gör skillnaderna synliga. Det blir tydligt vilka kompetenser som bär mycket ansvar, var det finns beroenden och vilka luckor som riskerar att bromsa utvecklingen.
Det här påverkar också rekrytering.
– Utan kartläggning riskerar ni att rekrytera fel. Inte för att kandidaten är dålig, utan för att du inte vet vad organisationen faktiskt behöver, menar Cecilia.
Det du riskerar när du hoppar över kartläggningen
När kompetenskartläggning uteblir förlorar organisationen mer än överblick.
Du tappar möjligheten att planera långsiktigt.
Du missar drivkrafter och utvecklingsvilja.
Du fattar beslut om rekrytering och utveckling på ofullständig information.
Cecilia kopplar det också till arbetsgivaransvaret: kartläggningen visar vad människor vill bidra med, och vad organisationen erbjuder tillbaka.
Se kompetenskartläggning som ett verktyg, inte administration
Kompetenskartläggning blir tung när den reduceras till ett dokument.
När den används som ett strategiskt verktyg händer något annat. Samtalen blir bättre. Besluten blir tydligare. Utveckling går att planera på riktigt.
Värdet ligger inte i metoden, utan i vad ni gör med den.
Vill du ha en tydlig modell att följa, mallar och exempel på hur du gör kompetenskartläggning i praktiken?
Se Moderskeppets kurs Kompetenskartläggning med Cecilia Björkegren och bygg en stabil grund för er kompetensförsörjning framåt.