Onlinekurs: Lyckas med videomöten för mötesledare

Mötesteknik för digitala möten

Teknik som strular, deltagare som kikar på mailen samtidigt eller oklar information inför mötet. Att lyckas med ett videomöte handlar både om planering och teknik.

Engagera deltagaren

Att tilltala mötesdeltagare vid namn och att du tittar in i kameran när du pratar är två sätt att skapa engagemang under ett videomöte.

Men, det viktigaste arbetet för att skapa engagemang gör du innan mötet. Om mötet är relevant för deltagaren, informationen tydlig och tekniken fungerar, då kan du ställa samma krav på deltagaren.

Om kursen Lyckas med videomöten för mötesledare

I den här kursen lär Josefina Sahlin dig de vanligaste fallgroparna och hur du undviker dem som möteshållare till ett videomöte.

Josefina lär dig:

• Hur du skriver informativa mötesinbjudningar.
• Hur du lägger upp ett videomöte tydligt.
• Hur du förbereder din plats rent tekniskt.
• Hur du håller ett videomöte som skapar engagemang.
• Hur du summerar med uppgiftslistor.

Efter kursen är du väl förberedd till ditt nästa videomöte och kan ställa krav på dina mötesdeltagare också.

Läraren Josefina Sahlin om kursen

Josefina Sahlin har alltid haft medarbetare utspridda i Sverige. Att hålla och delta i videomöten är därför norm på Moderskeppet. För att det ska fungera tycker Josefina att samspelet mellan mötesteknik och digital teknik är grejen.

Så här berättar hon själv om kursen…

Första gången jag själv blev inbjuden till ett videomöte var det en lång inbjudan som skickades i kalendern. Texten var på engelska med massvis av olika länkar. Jag hängde inte riktigt med, är inte videomöte något enkelt?

Jo, mycket går smidigare med ett videomöte jämfört med ett fysiskt vanligt möte. Men, det är också mycket jag som möteshållare tar för givet i ett fysiskt möte som är lätt att missa när jag ska gå över till ett videomöte. Att vara tydlig i inbjudan är en sådan sak.

Fungerar inte tekniken, fungerar inte mötestekniken heller. Fungerar inte mötestekniken, spelar det ingen roll att tekniken fungerar.

I kursen har jag tre tips om vad du kan tänka på när du ska planera och hålla ditt nästa videomöte.

Förbered deltagaren

Inget är så tråkigt som att börja ett möte med tekniskt strul. Var tydlig i din mötesinbjudan var deltagaren hittar möteslänken och att hen behöver testa länken innan mötet börjar (ibland behövs en programvara laddas ned innan).

Ett tips är att skicka med denna PDF till deltagaren så att hen vet vilken teknik som är smart att testa innan mötet.

Titta in i kameran

Om du tittar in i webbkameran när du pratar innebär det att mötesdeltagarna alltid får ögonkontakt med dig. Det skapar närvaro och engagemang. Var särskilt noga om du arbetar med två skärmar, så du inte tittar mot fel skärm och på så sätt även vänder bort ansiktet från deltagaren.

Kommunikation under mötet

Kanske har inte mötesdeltagarna träffats på ett tag (rimligt vid just videmöten). Låt alla få prata med varandra fem minuter innan mötet börjar, men var tydlig som möteshållare när mötet börjar.

Under fysiska möten brukar jag börja mötet genom att ta ett steg fram, tyst slå ihop händerna och skapa ögonkontakt med deltagarna.

Under ett videomöte däremot börjar jag genom att dela min skärm och förklarar hur jag tänker att vi kommunicerar under mötet. Exempelvis att alla har sin webbkamera aktiv, att ha mikrofonen på tyst (om man inte pratar) och att man räcker upp handen virtuellt om man vill ställa en fråga. Det är en tumregel jag har, när det är fler än fem mötesdeltagare räcker alla upp handen när de vill prata.

Det är de små sakerna som gör att deltagaren känner sig trygg. Om du kommer förberedd och har också hjälpt deltagaren att komma förberedd. Både tekniskt och innehållsmässigt. Kommer både mötestekniken och tekniken att hjälpa dig att få bättre videomöten.

Vill du få fler handfasta tips rekommenderar jag varmt hela min kurs om hur du lyckas med videomöten.