Det droppar in mejl i inkorgen hela tiden. Du är inte den enda som vill komma i kontakt med dina kollegor eller chefen. För att inte riskera att ditt mejl bara blir ett i mängden måste du skriva effektivt.
Mejl används flitigt som kommunikationsverktyg. Därför bör dina mejl vara välskrivna. Mejlet ska leva upp till syftet, vara läsbart och informera om det som mejlet är avsett att informera om. Inget annat.
Så skriver du effektiva mejl
1. Ämnesraden är viktig
Din ämnesrad får aldrig vara tom. Den ska vara tydlig och stämma överens med innehållet i mejlet. Ämnesraden är det första mottagaren tittar på. Har du inte en tydlig ämnesrad riskerar du att hamna sist på mottagarens prioriteringslista.
Du vill inte att mottagaren ska behöva gissa vad mejlet innehållet. Var så konkret och tydlig som möjligt i ämnesraden. Du vill att mottagaren ska förstå glädjen av att läsa ditt mejl. Att informationen är livsviktig.
2. Använd punktlistor
Punktlistor hjälper mottagaren att snabbt och effektivt få en överblick över mejlets innehåll. Punktlistan låter dig lyfta fram och förtydliga den viktigaste informationen. Se över ditt mejl och gör om den viktigaste informationen till en punktlista.
3. Håll det kort
Ingen har tid att läsa ett långt mejl. Så skicka inte ett. Hjälp mottagaren att enkelt ta sig från början till slut genom att hålla det kort. Om ditt mejl består av 10 textstycken, innehåller det med stor sannolikhet onödig information. Skriv bara det som behövs och gör det så enkelt som möjligt.
Om du verkligen måste skriva ett långt mejl, se då till att dela in mejlet. Ungefär som en artikel. Börja med en kort ingress som ger en överblick av/över innehållet.
4. Markera vad mottagaren ska göra
Om mottagaren förväntas göra något efter mejlet, exempelvis kolla kalendern eller OSA. Då ska det markeras tydligt. Annars riskerar du att det försvinna bland resten av innehållet. Använd fetstil på det som ska uppmärksammas.
5. Tänk på tonen
Skriv med en vänlig ton. Även om du inte tycker att du har en viss ton kommer mottagaren anta att du har en ton. Kontrollera tonen istället för att låta mottagaren gissa. Då minskar du risken för missförstånd.
6. Bifoga filer och bilder
Ge din mottagare information utöver det som står i mejlet genom att bifoga filer och bilder. Om filerna du vill dela är för stora kan du och ditt team istället använda gemensamma molntjänster.
7. Signera alltid ditt mejl
Ett mejl utan signatur är som ett brev utan avsändare. Avsluta alltid ditt mejl med din signatur. Du kan skapa färdiga signaturer och snabbt lägga till dem i slutet av ditt mejl.
Se kursen Skriva effektiva mejl för att lära dig allt om att skriva just effektiva mejl. Du kommer garanterat bli en fena på att skriva mejl som blir lästa och besvarade.
