Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS) slår fast att alla offentliga verksamheter ska följa webbdirektivet och dess riktlinjer.
Riktlinje 88 säger att alla PDF:er som publiceras på webben ska vara tillgänglighetsanpassade för att så många som möjligt ska kunna ta del av innehållet.
Men vad innebär det att göra en PDF tillgänglig? Jo, du behöver tänka på följande saker:
- Taggar. Rubriker, brödtext och bilder ska vara korrekt uppmärkta för att visa vad som är vad.
- Alt-texter. Alla bilder ska ha texter som beskriver vad bilden föreställer.
- Tabeller. Du behöver ange rad- och kolumnrubriker för att göra en tabell förståelig.
- Export. PDF:en behöver sparas på rätt sätt för att få med all information.
I kursen Skapa tillgänglig PDF med Word går tillgänglighetsexperten Ulrika Gotthardsson metodiskt igenom hur du gör allt detta i praktiken, och du kommer snabbt förstå att formatmallar är nyckeln till framgång.
Formatmallar – utseende och uppmärkning
Words formatmallar anger typsnitt och teckenstorlek för en text. De talar även om vilken färg texten har, om den är fet eller kursiv, och hur stort avståndet är mellan rader, stycken och rubriker.
Ändrar du utseendet för en viss formatmall kommer den ändringen att slå igenom i hela dokumentet. Det vill säga, ändra du storleken på formatmallen Brödtext kommer all text satt med den mallen att ändras. På så sätt slipper du att ändra många texter manuellt. Otroligt skönt, och du sparar massa tid.
Men, formatmallar gör mer än så. Genom att märka upp texten med rätt formatmall ökar du också tillgängligheten. Du anger att en huvudrubrik är Rubrik 1 och en underrubrik är Rubrik 2. Du meddelar att brödtexten är en Brödtext och att ett citat är ett Citat. Och så vidare.
Uppmärkningen av innehållet hjälper de som använder en skärmläsare för att ta till sig informationen. De får då texten uppläst i rätt ordning, så som den är tänkt att läsas.
Skärmläsare är inte bara ett viktigt verktyg för den med synnedsättning, utan även en hjälp för personer med dyslexi. Prova själv hur det är att läsa ett av dina egna dokument med hjälp av en skärmläsare.
De tre mest populära skärmläsarna
- NVDA – gratis och open source
- VoiceOver – finns förinstallerat i din Mac, iPhone eller iPad
- JAWS – störst, men kostar pengar
Summan av kardemumman är alltså att du slår två flugor i en smäll med formatmallar. Du hjälper både dig själv och andra.
Lär dig alla steg för en tillgänglig PDF
Det är lika bra att göra rätt från början. Då följer du de lagar och regler som finns, och slipper dessutom onödigt merjobb vid framtida uppdateringar av dokument. Det krävs mer än formatmallar för att göra en PDF tillgänglig, även om det är en bra start.
Kursen Skapa tillgänglig PDF med Word lär dig använda alla viktiga verktyg för ökad tillgänglighet, hur du kontrollerar din färdiga PDF, samt hur du löser eventuella problem som kan uppstå.
