Under lång tid har jag följt våra individuella medlemmar väldigt noggrant.
Jag har tittat på vilka som börjar, vilka kurser de går först, hur länge de stannar och hur deras beteende förändras över tid. Det har gett mig bra insikter. Jag har byggt tabeller, grafer och diagram som faktiskt har hjälpt mig fatta bättre beslut.
Men nu räcker inte det längre.
För att ta nästa steg behöver jag förstå något annat. Inte individer, utan team. Och då räcker inte mitt nuvarande arbetssätt.
Det betyder att jag behöver sluta göra något som tidigare varit värdefullt.
Det är där onödighetsinventering kommer in.
Vad är en onödighetsinventering?
Onödighetsinventering handlar om att aktivt leta upp det du gör som inte längre skapar värde.
Inte det som är svårt. Inte det som tar tid.
Utan det som faktiskt är onödigt.
I Helsingborgs stad testade man ett enkelt upplägg där medarbetare fick sluta göra vissa arbetsuppgifter under en period, bara för att se vad som hände. Om inget hände var uppgiften onödig. Om något gick sönder visste man varför den behövdes.
Det är ett ganska brutalt, men effektivt sätt att förstå vad som faktiskt spelar roll.
Du behöver inte göra mer – du behöver sluta göra något
När vi pratar om prioritering hamnar fokus ofta på vad du ska göra.
Men det verkliga skiftet sker när du börjar fundera på vad du ska sluta göra.
Det är en svårare fråga. Det du gör idag har ofta en historia. Någon gång fanns det ett tydligt syfte. Någon bad om det. Något problem löstes.
Men förutsättningarna förändras. Det som en gång var värdefullt kan idag vara irrelevant.
Så gör du din egen onödighetsinventering
Det här är inget stort projekt. Du behöver inte kartlägga allt du gör. Börja istället med att observera din egen vardag under en begränsad period.
Under de kommande två veckorna, ställ tre enkla frågor till dig själv:
1. Vad gör jag som ingen efterfrågar?
Titta på:
- rapporter
- uppföljningar
- utskick
Vad händer efter att du har levererat?
Om svaret är “ingenting” är det ett tecken.
Du tar fram något och skickar det vidare. Kanske en rapport, ett utskick eller en uppföljning. Men ingen reagerar. Ingen ställer frågor, använder det i beslut eller följer upp.
Då är det värt att stanna upp. Om ingen använder resultatet, varför gör du det?
2. Vilka möten går av bara farten?
Möten är en klassiker.
De ligger kvar i kalendern med samma agenda och struktur. Men leder de till beslut, eller är de bara något som “ska göras”?
Det här handlar ofta om vana.
Du gör något för att du alltid har gjort det, inte för att du aktivt har valt det.
Det kan vara ett möte som alltid ligger där, ett utskick som “ska göras” eller en rutin som ingen riktigt minns varför den finns. Det känns tryggt att fortsätta, men trygghet är inte samma sak som värde.
3. Vad lägger jag tid på som inte längre skapar värde?
Det här är den viktigaste frågan.
Vilka uppgifter känns produktiva, men gör inte någon verklig skillnad? Skriv ner det du hittar. Inte för att ta bort allt direkt, utan för att bli medveten.
Ofta handlar det om uppgifter som skapar mer administration än värde.
Vissa uppgifter lever vidare för att de känns strukturerade. Men när du tittar närmare handlar de mest om att:
- fylla i
- uppdatera
- dokumentera
… utan att något faktiskt förändras.
Du lägger tid, men det leder inte till bättre beslut eller tydligare riktning.
Nästa steg: testa att sluta och se vad som händer
Du behöver inte fatta ett stort beslut direkt.
Testa istället att pausa något under en begränsad period.
- Sluta skicka ett visst utskick
- Ställ in ett möte
- Hoppa över en rutin
Se vad som händer. Om inget händer har du fått ett svar. Om något saknas blir det tydligt varför det behövs.
Det är så du bygger en bättre förståelse för värdet i det du gör.
Börja innan nästa period
Du behöver inte vänta på en stor omstart. Börja nu.
Titta på din kalender, dina uppgifter och dina rutiner. Vad känns självklart att fortsätta med? Och vad har du egentligen inte ifrågasatt på länge?
Ta med dig din onödighetsinventering in i nästa period.
Inte som en lista på vad du ska göra, utan som en lista på vad du är redo att sluta göra.
Vill du arbeta mer fokuserat och bygga arbetssätt som faktiskt håller över tid? Se Moderskeppets kurser inom ledarskap och effektivitet, och utveckla hur du prioriterar, inte bara vad du gör.